2020.1.31

家族葬を行うことは会社に伝える?連絡の仕方と職場側の対応マナー

家族葬を行うことは会社に伝える?連絡の仕方と職場側の対応マナー

会社関係者の参列を辞退することも多い家族葬。会社への連絡の仕方に迷う人も多いのではないでしょうか。今回はこの記事で、家族葬を行う場合の勤務先への連絡方法と、社員から葬儀の知らせを受けた職場側の対応などについてご紹介します。

家族葬をする場合、会社への連絡は必要?

身内だけでの葬儀でも会社には連絡する

家族葬であっても、会社への連絡は必要です。故人が会社員だった場合は死去に伴う諸手続きが必要だからです。遺族の場合も連絡するのがマナーです。連絡なしで休むと、葬儀日程と出勤日が重なる場合は無断欠勤になってしまうからです。

家族葬は参列をお願いする人だけに連絡することが多いため、葬儀日程が出勤日と重ならない場合は、知らせないことも可能かもしれません。とはいえ、通常は連絡し、休暇中の仕事のサポートもお願いするのが基本です。

直属の上司か総務担当者に伝えるのが一般的

故人や遺族が務める会社に葬儀の連絡をするときは、直属の上司か総務担当者に伝えるのが一般的です。連絡する際は電話で伝えるのがマナーです。

上司や担当者には誰が亡くなったかを伝えた上で、家族葬を行うことにより休暇を取得したい旨を連絡します。合わせて休暇中の仕事についても調整をしてもらうといいでしょう。

遺族の場合は忌引き休暇の取得願いも出す

多くの会社では、就業規則に忌引き休暇(慶弔休暇)が規定されています。遺族で会社員の場合は、職場に家族葬を行うことを伝えるとともに、忌引き休暇の取得願いも出しましょう。

取得できる休暇の日数は会社によって異なります。日数の数え方も、亡くなった当日から起算するケースと翌日から起算して考える場合などがあります。取得できる日数や決まりが分からない場合は、連絡をしたときに確認した上で取得しましょう。休暇を申請する際は、休み中の緊急連絡先も知らせておくことが大切です。

忌引き休暇の取得願いを出すときは、自分と故人との関係を伝えるのも大切です。何親等の親族か、続柄によって取得できる日数が変わることもあるからです。一般的には血縁関係が濃い親族ほど取得できる日数は長くなります。

取得できる日数を確認したら、実際に何日休暇を取得するのかを事前に伝えましょう。規定より短い休暇ですみそうな場合は、切り上げて出社する旨を伝えるのがベターです。反対に、葬儀を遠方で行う場合や規定の休暇日数では足りない場合は、有給休暇と合わせて取得できるかについても相談するといいでしょう。

会社に家族葬を伝えるときのポイント

電話で家族葬を行うことを伝える

会社に連絡するときのポイントは、電話で葬儀を「家族葬」で行うと伝えることが肝心です。家族葬だと伝えないと、会社側は一般的な葬儀を想定して社内で話が共有される可能性が高いからです。弔問や香典などの段取りも始めるかもしれません。しっかりと伝えなかったがために葬儀の場で弔問を断るとなれば、お互いに困惑することになります。必ず伝えましょう。

葬儀の日時は伝えないほうがいいことも

会社関係者に参列をお願いしない場合は、具体的な家族葬の日程を伝えないほうがいい場合もあります。家族葬であることが正しく伝わらず、弔問されるのを避けるためです。あまり大っぴらに知られたくない場合や、手続き上あえて伝える必要がない場合などは、上司や総務担当者など一部を除き、葬儀後に報告するといいでしょう。

弔問・弔電・供花・香典を辞退する場合は事前に伝える

家族葬では会社関係者の弔問をはじめ、弔電・供花・供物・香典なども辞退するのが一般的です。受け取ると香典返しの準備が必要になるからです。とはいえ、相手側も段取りがあります。それぞれを辞退するつもりであれば、家族葬を行うことと合わせて事前に伝えておくことが大切です。

もちろん、弔電や香典などを辞退するかどうかは、遺族の気持ち次第です。相手側も故人や遺族への気持ちで用意するものなので、遺族側が厚意を受け取ることはかまいません。ですが、辞退するつもりであれば、あらかじめ表明しておくほうが親切です。

電話で伝えたあとメールを送るとより確実

会社への連絡は電話で伝えるのが基本ですが、できれば電話のあとメールを送ると丁寧です。文書で伝えることにより、より確実に周知することができるからです。メール以外にLINE(ライン)やFAXなどを活用してもいいでしょう。

  • 死亡日時
  • 誰が亡くなったか、故人との間柄
  • 家族葬を行うこと
  • 弔問、香典、弔電、供花、供物の扱いについて
  • 忌引き休暇を取得すること
  • 緊急連絡先

家族葬を連絡するメールの文例

 ○月〇日、父○○が永眠いたしました。
父の遺志により、遺族及び近親者のみで家族葬を執り行います。
皆様にはご迷惑をおかけいたしますが、〇月〇日より〇日間の休暇を取得させていただきます。
何卒ご容赦ください。
尚、誠に勝手ながら、御参列、御香典、御弔電、御供花などは固くご辞退申し上げます。
緊急連絡先〇〇〇〇〇〇
平成〇〇年〇〇月〇〇日

職場で密な付き合いがある人には直接連絡を

上司や総務担当者へ連絡をしたあとは、できれば同僚や仕事上関わることが多い人にも連絡するほうがベターです。同僚には休み中の仕事をサポートしてもらうことも多いでしょうし、普段から親しく付き合っている人であれば、全体連絡で知らされるより直接伝えるほうが相手の心証もいいはずです。一言伝えておくことで、人間関係を円満にすることもあるでしょう。

ただ、普段と違い、気持ちも動揺しているときです。無理をする必要はありません。気持ちと時間に余裕があれば連絡するようにしましょう。いずれにしても、社内の人にはそれぞれ、葬儀後出社した際に改めて、無事に葬儀が終わったことの報告と挨拶をするのが大切です。

家族葬なのに会社の人から香典を渡された場合

会社名義であれば受け取っても良い

香典を辞退することの多い家族葬ですが、会社名義の香典であれば受け取るのが一般的です。通常、会社名義の香典は、香典返しが必要ないからです。

会社によっては、慶弔規則が定められており、香典を慶弔見舞い金(弔慰金)として渡されることもあります。慶弔見舞い金も返礼の必要がないので受け取って問題ありません。喪主ではなく社員に対して支払われる見舞金で、会社にとっては福利厚生の一環であり経費として扱われるからです。基本的に慶弔見舞金は申請することで受け取れるという点も、香典との違いです。

一方、会社名義でなく所属部署の連名や個人名義で受け取った香典は、香典返しが必要です。注意して確認しましょう。

会社の人が弔問に訪れた場合

辞退の旨を伝えている場合は丁重にお断りを

弔問辞退の旨を伝えていても会社関係者が弔問に訪れた場合は、感謝の気持ちを述べつつ、丁重にお断りするのが一般的です。

香典を持参された場合も同様です。他の人の弔問や香典は辞退しているのに、一人でも受け入れると、不公平になりやすいからです。

連絡が伝わっていない場合は可能な範囲で参列を

連絡の行き違いで、家族葬であることや弔問を辞退していることが会社関係者に正しく伝わっていなかった場合は、可能な範囲で参列を受け入れましょう。

香典についても、まずは丁重にお断りした上で「どうしても」といわれた場合はご厚意としてありがたかく受け取るほうが無難です。

家族葬と言われたら?会社側の対応

亡くなった人と喪主を確認

社員から家族葬を行うと連絡を受けた場合、まずは社員から見て誰が亡くなったかを確認しましょう。合わせて喪主の確認も行います。

会社内で訃報を通知する範囲をヒアリング

家族葬の場合、会社側は正しいヒアリングが大切です。遺族の意向を第一にするためにも、訃報を社内のどの範囲まで伝えていいかを確認しましょう。会社関係者が個人的に弔問して、遺族が困惑するのを防ぐためです。

弔問・香典・供花などの意向をしっかり確認する

社員から家族葬を行うという連絡を受けたら、弔問や香典、供花などの扱いについても確認しましょう。遺族の意向によって会社側の対応も変わってくるからです。

家族葬でも、弔電は辞退するかどうか、明確でない場合が多いようです。ハッキリ辞退すると連絡がない場合は、遺族に意向を確認の上、弔電を送ってもいいでしょう。弔電を出すときは社員一同の名義にするのが一般的です。

香典についても辞退されない場合は用意します。香典は代表者もしくは社員一同の名義で渡すことが多いです。会社によっては代表者と社員一同、それぞれを用意することもあります。

香典辞退でも会社の規則に慶弔見舞金(弔慰金)を出す決まりがある場合は、担当者が確認の上、規則に従って手続きします。慶弔見舞金(弔慰金)は葬儀後に渡すことが多いです。遺族の中には慶弔見舞金(弔慰金)は経費であることを知らない人もいます。渡す際は香典返しが不要と伝えると親切です。

家族葬でも会社への連絡は必要!速やかに連絡を

家族葬を知らされた会社側は遺族の意向の確認が大切

家族葬であっても、会社への連絡は必要です。連絡した際、忌引き休暇を取得できる場合は相談の上、申請しましょう。会社とのやり取りで大切なことは、誰が亡くなったかと家族葬であること、弔問や香典などの扱いや周知する範囲などを明確にすることがポイントです。遺族側はしっかりと伝え、会社側も正しく把握するように、お互いが配慮し、対応することが大切です。

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